Faktura VAT jest dokumentem handlowym, dokumentującym operację gospodarczą, pomiędzy sprzedawcą a kupującym. Obowiązek stosowania faktur VAT określa Ustawa z dn 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, z późniejszymi zmianami, nazywana potocznie 'Ustawą o VAT'.
Na uwadze mieć powinno się, iż fakturę VAT należy wystawić nie później niż z datą zaistnienia obowiązku podatkowego, nie wcześniej jednakże niż 30 dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego. Normy te nie dotyczą wystawiania faktur w temacie dostarczania energii elektrycznej i cieplnej, gazu, usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych oraz usług wspomnianych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy o usługach komunalnych, kiedy faktura VAT zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.
Do najczęściej wystawianych faktur kwalifikujemy: Faktura VAT marża jest dokumentem, który stosują ci, którzy upoważnienie są do rozliczania podatku zgodnie z procedurą marża. Procedurę tę wykorzystują między innymi podatnicy świadczący usługi w ramach turystyki jak również ci, którzy świadczą usługę dostawy towarów używanych. Według ustawy o VAT, marża to różnica między kwotą należności, którą musi uiścić nabywca usługi lub towaru, a ceną, jaką zapłacił podatnik towarów lub usług zakupując je od innych podatników (transport, wyżywienie, ubezpieczenie, zakwaterowanie). Faktura marża jest dokumentem znacznie bardziej uproszczonym, niż zwykła faktura VAT. Nie musi ona zawierać następujących danych:
- wartość sprzedaży netto,
- stawka podatku,
- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto,
- cena jednostkowa netto,
- suma wartości sprzedaży z uwzględnieniem stawki
Podatnicy nie mają także obowiązku wyszczególniać na fakturze VAT swojej marży. W fakturze wpisują jedynie:
- kwotę należności ogółem wyrażoną cyframi oraz słownie dzień,
- jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży,
- adresy,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- nazwę towaru lub usługi
Faktura VAT zaliczkowa jest dokumentem, mającym na celu potwierdzić, że należność za wydany produkt lub wykonaną usługę została pobrana bądź w całości, bądź w części, przed wydaniem produktu lub wykonaniem usługi. Jeżeli zatem sprzedawca lub wykonawca usługi otrzymał wcześniej przedpłatę, zaliczkę, zadatek, czy ratę, fakturę wystawia się nie później niż 7 dnia od daty otrzymania kwoty.Faktura zaliczkowa , zawierać powinna :
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy i nabywcy,
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży, oznaczenie 'Faktura VAT' lub 'Faktura VAT-MP' ,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto,
- datę otrzymania części/ całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli ta nie pokrywa się z datą wystawienia faktury,
- stawkę podatku,
- kwotę podatku,
- dane dotyczące zamówienia lub umowy,
- daty wystawienia oraz numery poprzednich faktur zaliczkowych (jeżeli je wystawiano) oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto
W przypadku, gdy faktury zaliczkowe nie pokrywają całej sumy brutto, sprzedający - po przekazaniu] towaru lub wykonaniu usługi - wystawia fakturę na zasadach ogólnych. Sumę wartości towarów lub usług w tym przypadku, zmniejsza się o kwotę otrzymanych części należności, natomiast wartość podatku zmniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności. Faktura ta powinna obejmować numery faktur wystawionych przed zbyciem towaru lub wykonaniem usługi.
W sytuacji, gdy faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca nie wystawia faktury w terminie podanym wyżej. Jeżeli po wystawieni faktur zaliczkowych nastąpi konieczność do zastosowania innej stawki VAT, wówczas należy wystawić fakturę korygującą.
Faktura pro forma jest typem dokumentu, który nie należny do dokumentów księgowych. Jest on zapowiedzą, że dokument, np. faktura VAT, zostanie wystawiony. Polskie przepisy nie regulują kwestii wystawiania faktur pro forma, faktury te mimo to funkcjonują w obrocie gospodarczym i chętnie wykorzystywane są przez przedsiębiorców.
Faktura pro forma mieści w sobie identyczne elementy, co faktura handlowa, odróżnia ją tylko wyróżnik 'Faktura pro forma' w miejsce 'Faktura VAT'. Pamiętać należny, że faktura pro formy nie zwalnia płatnika z zobowiązania wystawienia faktury według reguł ogólnych, ponieważ sam w sobie nie przedstawia potwierdzenia dokonania transakcji. Nie jest wobec tego w świetle prawa dowodem księgowym, w związku z tym podatnik nie ma sposobności ujęcia jej w wykazie zakupów, rejestrach VAT jak również w konsekwencji w deklaracjach VAT.
W obrocie gospodarczym faktura pro forma spełnia funkcję pewnego rodzaju propozycji zawarcia umowy sprzedaży (towarów lub usług). Pełni ona funkcję informacyjną, za sprawą tego, że za jej pomocą sprzedawcy przybliżają kupującym warunki umowy sprzedaży. Będą to zatem strony kontrahentów, przedmiot sprzedaży, kwotę sprzedaży oraz termin uregulowania należności. Prócz tego faktura pro forma może zostać uznawana jako poświadczenia przyjęcia zlecenia, z kolei dla strony nabywającej może być informacją o konieczności wpłacenia przedpłaty przed przyjęciem produktu lub świadczeniem usług.