Właściciele firm, zwani małymi podatnikami, mają sposobność dokonania wyboru metody kasowej rozliczeń. Metoda ta polega na tym, że obowiązek podatkowy powstaje z dniem uregulowania całości lub części należności, nie później jednak niż 90 dnia od dnia wydania produktu lub wykonania usługi. Częściowe uregulowanie należności przez kontrahenta także spowoduje powstanie obowiązku podatkowego, jednak wyłącznie w odniesieniu do zapłaconej części należności.
Fakturę VAT-MP wystawia się nie później niż siódmego dnia od wydania produktu lub wykonania usługi. Z kolei w wypadku, gdy MP otrzymał zaliczkę na poczet tego rachunku, nie później niż do siódmego dnia od uzyskania tej zaliczki.
Szczególnie ważne jest, by wszystkie faktury małego podatnika opisywać, jako „MP”, a w chwili otrzymywania kolejnych części zapłat wystawić na nie następne faktury VAT-MP. Dokumenty muszą zawierać jednakowe co faktury zaliczkowe. Mały podatnik wystawiając fakturę, powinien opisać ją, jako 'Faktura VAT-MP' oraz zaznaczyć informację o terminie płatności. W przypadku, gdy faktura VAT nie będzie posiadała tego zapisu zostanie uznana jako niepoprawnie wystawiona.
Dla podatników używających metody kasowej ustawodawca przewidział dodatkowe części składowe, jakie musi zawierać wystawiana przez nich faktura. Poza podstawowymi częściami składowymi dokumenty wystawiane przez małych podatników powinny zawierać:
- oznaczenie 'FAKTURA VAT - MP'
- termin płatności należności określonej w fakturze
W wypadku kupna produktów i usług od małego podatnika, udokumentowanych fakturą oznaczoną zgodnie z przepisami 'FAKTURA VAT-MP', płatnik może zmniejszyć kwotę podatku należnego o kwotę podatku wyliczonego określoną w tej fakturze, w rozliczeniu za miesiąc, w którym:
- w wypadkach innych niż określone powyżej,
- uregulował całość należności na rzecz MP ,
- uregulował część należności na rzecz MP,
- przypada 90 dzień od dnia otrzymania towaru lub wykonania usługi
Możliwość korzystania z metody kasowej jest związana z koniecznością wcześniejszego, pisemnego zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o wyborze tej formy. Zawiadomienie złożyć trzeba w okresie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który podatnik będzie stosował metodę kasową. Skutkiem wyboru tej metody rozliczeń podatku VAT jest także kasowy, zależny od zapłaty, sposób obniżania kwoty podatku należnego o VAT naliczony.
Zmniejszenia podatku należnego, mały podatnik może dokonać w rozliczeniu za kwartał, w którym:
- uregulował należność powstała z otrzymanej od kontrahenta faktury
- zapłacili podatek powstały z dokumentu celnego,uwzględnieniem kwot wynikających z decyzji naczelnika urzędu celnego, nie wcześniej jednak niż z dniem uzyskania faktury lub dokumentu celnego.