Nieustannie stykamy się z terminem „dokument”, mimo to nie do końca wiemy, co się ukrywa za tym definicją. „Dokumentem” będzie dla nas kluczowa umowa, nasz dowód osobisty czy drukowany mail, o który zabiega szef. Znalezienie pojęcia tego hasła też nie jest proste – w polskim prawie nie istnieje jego powszechna terminologia. Prawo administracyjne pomaga nam odrobinę, odróżniając dokumenty osobiste od dokumentów biurowych. Trudno w każdym razie ustalić konkretnie, co kryje się za tymi definicjami. Tu z pomocą przychodzi nam intuicja, ponieważ to właśnie intuicyjnie zdołamy rozróżnić typ i specyfikę danego „dokumentu”. Stąd też dokumentami są dla nas: akty notarialne, kluczowe e-maile, umowy, nasze dowody tożsamości, paszporty, akty prawne, dokumenty skończenia szkoły, kluczowe teksty, mające formę oficjalną,świadectwa pracy i in..
Wiedząc w przybliżeniu czym jest wzór dokumentu, można pokusić się o spostrzeżenie, iż wiele z nich damy radę stworzyć własnoręcznie (np. dokumenty wydzierżawienia lub wynajmu lokalu, formalne e-maile). Ażeby dokumenty te nie odbiegały od ogólnie uznanego schematu, z reguły używane są szablony dokumentów. Ułatwiają one przede wszystkim tworzenie niezliczonej liczby umów lub dokumentów periodycznych. Wzorcem jest przyjęty schemat, coś zawczasu ustalonego, co upraszcza w dużym stopniu robotę ze znaczną ilością identycznych dokumentów. Pomyślmy, że księgowa, mająca do utworzenia 200 umów, jeśli by pisała je pojedynczo, nie dałaby rady ukończyć tego czynić przez następny miesiąc. Ale może ona wykorzystać szablon i usprawnić swoja robotę. W takim wypadku wpisuje jedynie najistotniejsze informacje we wcześniej stworzone pola edycji. Ze sprawdzeniem praca zajmie jej 3 dni.
Żeby ułatwić pracę można też użyć wzory umów, które są przypisane do danego wydarzenia. Popularnie można scharakteryzować je jako szablony tematyczne, odnoszące się do rzeczywistego przedmiotu. I tak na przykład jeśli mamy ochotę wystawić umowę najmu, mamy okazję skorzystać ze specyficznego szablonu – wzorca umowy najmu. Powyższe zachowanie zmniejsza czas pracy, który nieodzowny byłby do napisania całej umowy na nowo.
Morał jest oczywisty – w czasie oszczędności czasu pracy, trzeba upraszczać sobie życie, używając wszelakiego rodzaju udoskonaleń, które daje nam dzisiejsza technologia.